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Ogni
volta che ci assentiamo dall’ufficio per qualche tempo, al ritorno siamo
letteralmente invasi da e-mail di tutti i tipi.
Ecco quindi 10 consigli per non rimanerne asfissiati:
1) Il metodo drastico è
quello di chiudere gli occhi e cestinare tutto! Radicale ma efficace….
Dopotutto i messaggi importanti verranno ri-inviati.
2) Fate una prima revisione,
eliminando (senza aprirle) pubblicità o di provenienza sconosciuta; le
altre classificatele secondo il grado d’urgenza.
3) Differite la lettura degli
allegati a quando avrete tempo a disposizione. Potete stampare le più
importanti in previsione di una vostra risposta.
4) Createvi un indirizzo
“pattumiera”: lasciare il proprio indirizzo nella rete, significa
essere bombardati da messaggi di tutti i tipi, spesso indesiderati; la
soluzione è di crearsi un indirizzo con fornitori gratuiti (hotmail,
yahoo…) da utilizzare all’occasione.
5) Utilizzate i filtri
automatici per classificare le vostre e-mail ricorrenti.
6) Eliminate il messaggio
sonoro dell’arrivo di posta, in quanto vi distrae. E’ sufficiente
controllare la posta ogni due ore.
7) I vostri colleghi o
superiori potrebbero essere stufi di ricevere sistematicamente una copia
delle vostre note, anche se pertinenti, soprattutto se si accorgono che le
indirizzate ad una dozzina di persone. Almeno utilizzate la funzione
“copia carbone invisibile” che nasconderà la lista dei destinatari.
8) Inserite sempre la vostra
firma, si tratta di un atto di educazione.
9) La prossima volta che vi
assentate per qualche tempo, programmate la vostra posta in maniera di
rispondere ad ogni e-mail con un avviso di rinnovare la stessa.
10) Sapete di possedere un
telefono? L’e-mail va bene, ma per le questioni urgenti può essere
preferibile l’utilizzo del telefono.
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